就活・転職サイト、SNSやメール、自社の採用サイト、人材紹介会社など
採用で関わる媒体は多岐にわたります。応募者や候補者が増えると、
一人ひとりの情報管理やコンタクトごとの対応がさらに煩雑になっていくものです。
今回は、採用業務のすべてを一つの画面で管理・操作できる採用管理システムの活用を考えます。
採用管理システムなしでは難しくなった採用業務
採用活動上の仕事の種類は多岐にわたり、その種類ごとに扱うツールも異なります。
募集を掲載するために特定のプラットフォームにログインし、
候補者と連絡をとるときはメールやSNSツールを開き、
自社サイトでエントリーや問い合わせに対応することもあるでしょう。
それぞれで得られる各候補者の情報は別のソフトで管理されているかもしれません。
作業の途中で連絡が入れば、他のツールを開くようなことが頻繁に起きるでしょう。
就活や転職サイト一つをとっても、有料新卒／中途用サイト、無料求人サイト、自社の採用サイト、
外国人材用など、自社の人材ニーズに合わせて複数の媒体を活用されているところも多いのではないでしょうか。
各チャネルでログインとログオフをして、画面を行き来するのは面倒なものです。
これらを1つのシステムで、1つの画面で一元的に管理できるのが採用管理システムです。
一元管理できることで生み出される余裕は、正確でスピーディーな候補者対応を可能にします。
時間や担当人員が限られる中、社内手続きに時間はかけられません。
採用管理システムを使えば、複数エリアでの採用担当者間の情報伝達、
部長や役員との面談結果や評価まで横串で管理できます。
クラウド上で一元管理できるため、活用媒体のそれぞれの効果測定ができるのもメリットです。
たとえば、どの媒体からの応募・問い合わせなのかも分かります。
候補者の一人ひとりの進捗は自動的／リアルタイムに更新・反映され、
それぞれの媒体の費用対効果=パフォーマンスを可視化できるのです。
自社にとって有効な媒体と無駄な媒体が見極められるため、自社の採用活動とコストの最適化も容易に行えます。
選定ポイント：LINEとの連携
採用管理システムは市場に数多く存在しており、多くの企業が何らかの採用管理システムを導入して
自社の採用活動を効率化しています。
選定には採用業務全体を考えて、すでに使用している社内システムと連携でき、
拡張性やカスタマイズ性の高いものを選択することがポイントです。
とくに、LINEとの連携が可能（管理システムの中でLINEが使える）なシステムをおすすめします。
LINEは、求職者とのコンタクトツールとして有効性も浸透度も高いツールです。
個別の伝達も一斉的な情報配信もスピーディーに行えます。
メールに比べて、伝達の確実性が高いのもメリット。面接の日程調整や確認でも効力を発揮します。
配信できるコンテンツの幅も広く、動画やVRメニューを盛り込めば気軽に見てもらえます。
ただ、LINEだけでは、個々の候補者の詳細情報を管理していくのは難しいものです。
そこで、採用管理ツールの情報管理機能を同時に使うことで、やり取り＋情報管理がスムーズになります。
いくつか例を挙げると、「SONER」「MOCHICA」「next»」などがあります。
たとえば、SONERは、新卒採用から中途採用まで採用活動のすべてのプロセスをシステム内に集約できます。
LINEをはじめ、さまざまな外部ツールと連携できる拡張性の高いツールです。
応募・候補者はもちろん、社内の採用関係者との情報共有や連携がスムーズに行えるでしょう。
採用業務でWEB媒体やツールが活用できるようになり、便利になった一方で、業務工数は増えています。
採用成果を上げるためには、採用業務の効率化は必須課題といえるでしょう。
ほしい人材へのアプローチに注力する時間を確保するためにも、
求職者の動向と自社に合う採用管理システムを有効活用していきましょう。